למה כל חברה צריכה שירותי הנהלת חשבונות דיגיטלית

מאמר זה בוחן 7 יתרונות שימושיים של הנהלת חשבונות דיגיטלית עבור חברות.

הדיגיטציה קשה במיוחד עבור חברות ותאגידים יש בעיות הסתגלות לזמנים המשתנים בשל גודלם והיקף התהליכים המיושנים. החשיבות של טרנספורמציה דיגיטלית של תהליכים עסקיים ידועה לחברות לפחות מאז משבר הקורונה 2020, מכיוון שהיא המפתח לתחרותיות ארוכת הטווח של החברה. הדיגיטציה מאיצה, מייעלת ומפשטת תהליכים בכל מקום שהיא יכולה, ובכל זאת חברות מהססות ליישם כלים דיגיטליים מועילים.

גם בחברות שפתוחות לדיגיטציה וכבר דיגיטו תהליכים רבים, מחלקה אחת עדיין נשארת הרבה מאחור – מחלקת הנהלת החשבונות. חדרים מלאי פולדרים ושובל נייר בלתי חדיר הם עדיין המציאות במחלקות הנהלת החשבונות של משרדים רבים, שאחרת כבר מסתמכים על כלים דיגיטליים רבים במחלקות אחרות. עם זאת, זו טעות ולא אמורה להיות כך!

מאמר זה בוחן מקרוב כמה מהיתרונות של חשבונאות דיגיטלית וכיצד היא מוסיפה ערך לעסקים.

1 – חסכון בזמן

כנראה היתרון הגדול והחשוב ביותר של הנהלת חשבונות דיגיטלית או רואה חשבון בדרום הוא כמות הזמן העצומה שהיא חוסכת. אף אחד לא רוצה לבזבז זמן, וזה מתסכל לעשות דברים שמכונות יכולות לעשות טוב יותר. לאחר שתוכנה של כלי הנהלת חשבונות דיגיטלי מותאמת לחברה ומותאמת לצרכיה תוך מספר ימים, תהליכי הנהלת חשבונות הופכים לקלים יותר. בעזרת כלי הנהלת חשבונות דיגיטליים תוכלו לצמצם את הבדיקה הידנית של הוצאות העובדים למינימום. כתוצאה מכך, תשלומי השכר כבר ערוכים בצורה מיטבית והעובדים כבר לא צריכים להשקיע זמן מיותר באיסוף, רישום וקטלוג קבלות. בדרך זו, חברות מגדילות את התפוקה ושביעות הרצון של עובדיהן.

2 – 100% דיגיטלי

מי לא ראה משרדים שלמים מלאים בתיקיות ובקלסרים? אבל התמונה המיושנת הזו של הנהלת חשבונות כבר לא חייבת להיות הסטנדרט. הטמעת תהליכי חשבונאות דיגיטליים מלאים עבור הוצאות העובדים שלך היא אבן דרך נוספת לקראת משרד ללא נייר. השתמש באפליקציה לנייד כדי לסרוק קבלות ולבצע OCR אוטומטי. אין עוד סיבה לשמור את הקבלות הפיזיות האלה באינספור קלסרים במשך שנים.

3 – יותר מאורגן

יתרון נוסף הוא הסדר והסקירה שמספקת הנהלת חשבונות דיגיטלית. אם אתה מחפש חשבונית, נסיעה או הוצאה ספציפיים לעובד ספציפי, פשוט הזן שם, נסיעה או מספר חשבונית בתיבת החיפוש של כלי הנהלת החשבונות שלך וכל מה שאתה מחפש נמצא ממש בהישג ידך. אם יש דבר אחד שלא מעודכן, זה ערימות של תיקיות שצריך לסרוק אותן בחיפוש אחר הטופס האחד הזה, ואחריהן הרים של נייר ומה שמרגיש כמו מטרים של תיוק על השולחן שלך. כלי הנהלת חשבונות דיגיטליים מאפשרים לך לאחסן ולמיין הוצאות באופן דיגיטלי לתיקיות בסמארטפון או במחשב.

4 – מניעת שגיאות

טעויות הן אנושיות, אבל הן עלולות להיות מאוד יקרות ולא נוחות בהנהלת חשבונות. לחברות רבות המסתמכות על חשבונאות אנלוגית יש סקירה כללית של הנתונים שלהן רק על בסיס חודשי או אפילו רק על בסיס רבעוני עבור חשבונות גדולים. ניתן להבחין בשינויים מרחיקי לכת בדרך כלל כאשר זה מאוחר מדי. במקרה הגרוע ביותר, אז קשה לעצור התפתחויות שעלולות לסכן את החברה. כלים חשבונאיים כמו Circula, למשל, מזהים כפילויות של הוצאות שהוגשו יותר מפעם אחת ומדווחים עליהן לעובד האחראי. חישוב אוטומטי של תעריפים קבועים לפי ערכים מהמכתב הנוכחי של BMF ועיבוד אוטומטי של נתונים מאומתים והקצאת חשבון אוטומטית מצמצמים את תהליך הבקרה ליסודות ובכך מצמצמים באופן מסיבי את מקורות הטעות. בנוסף, לא אובדים אישורים הודות להודעות דואר אלקטרוני על אישורים ממתינים.

5 – שימוש מכל מקום

השנה הקודמת הראתה כמה חשובים נתונים ותהליכים דיגיטאליים עבור משרד. אם כל כוח העבודה עבד מהבית, היה קשה לגשת לתיקיות המאוחסנות במשרד. אבל אפילו תהליך ההגשה מפושט מאוד בעזרת אפליקציה בסמארטפון. לא רק שנוסעים עסקיים יכולים לסרוק ולהעלות את חשבוניות המונית שלהם תוך כדי תנועה, לרואה החשבון האחראי יש גם גישה ניידת לכל ההגשות. על ידי מינוף טכנולוגיות חדשות, למידת מכונה והתמקדות גדולה בממשקי משתמש אינטואיטיביים, הבעיה של חיוב ידני נפתרת לנצח. כך, בנוסף לביטול ערימות נייר מיותרות, הנהלת חשבונות דיגיטלית מציעה גם גמישות רבה, שכן ניתן לבצע אישורים גם מכל מקום. ניתן לאשר או לדחות הוצאות שהוגשו הן באפליקציית האינטרנט והן באפליקציית הנייד.

6 – חיסכון בעלויות

כמובן שכלי הנהלת חשבונות עולים כסף, אבל אם תיקחו בחשבון את כל העלויות הברורות והסמויות שחברה מוציאה מדי שנה על מערכת הנהלת חשבונות מיושנת, תחסכו הרבה כסף בטווח הארוך. עלויות שכירות עבור מקום שניתן לנצל טוב יותר מאשר רק שטח אחסון של קבצים, מחסניות מדפסת, שלא לדבר על שעות עובדים שיכולות לשמש לדברים חשובים יותר מאשר קטלוג, סריקה ומיון חשבוניות.

7 – ממשקים משולבים

תוספות מעשיות של תוכניות רבות להנהלת חשבונות דיגיטלית הן ממשקים למערכות אחרות בנוסף למשימות הקלאסיות שלהן. באופן זה, ניתן לציין ישירות תשלומים נכנסים, להעביר מידע ולשמור על נתוני לקוחות. זה לא רק מפשט את החשבונאות, אלא גם את זרימת העבודה היומיומית של החברה בטווח הארוך. עם Circula כבר יש לך ממשקים סטנדרטיים ואינטגרציה חלקה עם מערכות הנהלת חשבונות מובילות, פלטפורמות הזמנת נסיעות ומערכות משאבי אנוש כולל DATEV, SAP, MS Dynamics, Onesto, TravelPerk, Comtravo, Workday ו-Personio.